Dans le monde du travail, le salarié est parfois amené à faire des dépenses, liées à l'exercice de son activité professionnelle. Ces dépenses avancées par le salarié sont bien évidemment remboursées par l’entreprise, avec justificatif de dépense. Il s’agit le plus couramment des frais de déplacement, des frais de repas, ou encore des frais kilométriques, les dépenses de déménagement en cas de mutation…

Ces frais professionnels peuvent être remboursés aux frais réels ou au forfait. Soulignons également le fait qu’ils bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite seulement.

Quels sont ces frais? Comment sont-ils remboursés ? Existe-il des frais non remboursables ? 

Les types de frais professionnels

Nous notons que la désignation de frais professionnels est faite selon le secteur d’activité, tout dépend de la convention collective ou de l’accord d’entreprise.

La nature de ces frais professionnels est diverse et variée, on cite les plus communs :

• Les frais de transport (billets de train ou d’avion, course en taxi…),
• Les frais d’alimentation,
• Les frais kilométrique (en cas d’utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel),
• Les frais de déménagement et de mobilité professionnelle (mutation..),
• Les frais de télétravail (frais d’hébergement espace de coworking, connexion Internet...),
• Les frais d’habillage.

Le remboursement des frais professionnels

Notons deux modalités de remboursement de frais professionnels.

Le remboursement forfaitaire 

Dans ce cas, le salarié est remboursé sous formes de primes régulières ( transport, repas, hébergement …). Il est possible de trouver ces primes dans :

• le contrat de travail, 
• une convention collective,
• un usage en vigueur dans la profession. 

Par exemple, un délégué médical qui a un métier sur le terrain. Chaque mois, la société verse un montant pour assurer ces dépenses quotidiennes, sans justificatif de dépenses à fournir.

Le remboursement sur les dépenses réelles engagées 

Dans ce cas, contrairement au remboursement forfaitaire, le salarié est dans l’obligation de présenter des justificatifs : des factures mentionnant le montant exact de la dépense, la date de la dépense, le lieu, et sa nature. Ces frais remboursés ne font pas partie du salaire du salarié.

Les frais professionnels non remboursés

Toutes les dépenses du salarié ne sont pas remboursables. En effet, certaines ne sont pas remboursées par l’entreprise, si le contrat ne prévoit rien comme les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre du domicile au lieu de travail. Ou encore les frais de repas quotidien , mais aussi les frais de documentation professionnelle ou de mise à jour des connaissances liées à l’activité professionnelle.

Imposition des frais professionnels

Ne faisant pas partie du salaire, ces sommes ne sont pas considérées comme des avantages en nature. Donc, elles ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu et ne sont pas soumises à cotisations sociales, dans une certaine limite d’exonération.

L’exonération de cotisations sociales

Chaque type de frais professionnel remboursé est exonéré de cotisations sociales jusqu’à un certain montant fixé par l’administration fiscale (susceptible de varier chaque année). 

Chaque secteur d’activité a ses propres plafonds d’exonération selon les conventions collectives, usages et contraintes liées à l’exercice de la profession. A titre d’exemple, le remboursement des frais de repas d’un salarié qui se rend au restaurant pour un déjeuner d’affaires, est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 2908, 73 DA par jour. 

Ce qui diffère de la collation prise sur un chantier ou en extérieur (hors restaurant), sa limite d’exonération etant de 1454,36 DA.

Vous êtes abonné ? Restez à jour en consultant les notes, communiqués et circulaires ainsi que l’ensemble des Codes en vigueur sur Legal Doctrine.

Restez à l’affût des dernières actualités juridiques en vous abonnant à notre newsletter Legal Doctrine.